Hola! Tengo nuevamente una duda sobre acces 2003.
Tengo dos tablas con sus respectivos formularios: alumnos, centros. Quiero relacionar, cada alumno con los datos del centro donde está escolarizado. Pero me gustaría que cuando yo introduzco el nombre del centro y la población (ya que puede ser que dos poblaciones tengan centros con el mismo nombre) se me rellenen automáticamente los otros campos de calle, teléfono, código postal, etc.... ¿como podría hacerlo?
Gracias por adelantado
Partimos de dos tablas relacionadas: alumnos y centros, de forma que un centro puede tener muchos alumnos. Es una relación uno a varios. La relación entre ambas tablas se establece mediante el campo Cod_centro, que es clave principal en la tabla Centros y clave externa en la tabla Alumnos.
En la tabla Centros introducimos los datos de los centros. De esta manera podremos asignar cada alumno al centro en el que está matriculado.
La idea a desarrollar es la siguiente: dentro del formulario Alumnos, creamos un subformulario Centros, para reflejar el centro en el cual está matriculado el alumno. A continuación insertamos un cuadro combinado con el nombre del Centro y la población para que nos resulte cómoda la introducción de datos, según elijamos un centro u otro los demás datos del centro: dirección, código postal, teléfono, etc se mostrarán en el subformulario.
Pasos a seguir para crear el subformulario:
Creamos un formulario basado en la tabla Alumnos.
Creamos un formulario basado en la tabla Centros.
Abrimos el formulario Alumnos en vista diseño.
Seleccionamos la herramienta Subformulario.
Comienza el asistente para subformularios:
En el primer paso activmos la opción Usar un formulario existente y seleccionamos el formulario Centros.
Pulsamos Siguiente.
En este paso debemos indicar qué campo enlaza ambos formularios: alumnos y centros, que en nuestro caso es el código de centro.
Por tanto a la pregunta ¿Quiere definir qué campos vinculan el formulario principal al subformulario o prefiere elegirlos de la lista de abajo? Seleccionamos la opción Definir la mía propia.
En campos del formulario/informe, que se refiere al formulario principal (Alumnos) seleccionamos Cod_centro del desplegable.
En Campos de subformulario/subinforme, que en nuestro caso se refiere al subformuario Cursos, seleccionamos el campo Cod_centro del desplegable.
Pulsamos siguiente y finalizamos el asistente.
El resultado en la vista formulario es el siguiente:
Según escribamos un código de Centro en el formulario Alumnos se reflejarán los datos del centro en el subformulario.Pero, por lo general, no nos sabremos de memoria el código del centro. Para hacer más cómoda la introducción de datos vamos a crear un cuadro combinado en el formulario alumnos, que nos permita seleccionar el centro según su nombre y su localidad. Según elijamos un centro u otro, sus datos se mostrarán en el subformulario Centro.
Pasos a seguir para crear el cuadro combinado:
Seleccionamos la herramienta Cuadro Combinado y lo extendemos en el formulario Alumnos.
Comienza el asistente para cuadros combinados.
En el primer paso seleccionamos que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta:
Pulsamos Siguiente.
En el segundo paso seleccionamos la tabla Centros.
Pulsamos Siguiente.
Seleccionamos los campos que mostrará el cuadro combinado, en nuestro ejemplo Nombre y Población.
Pulsamos Siguiente.
En este paso podemos ensanchar las columnas del cuadro combinado para ajustar el ancho a los datos.
Pulsamos Siguiente.
Este paso del asistente es fundamental, debemos indicar en qué campo debe almacenarse la información del cuadro combinado. En nuestro ejemplo, el campo que identifica cada centro es el código de centro y además es el campo que enlaza ambas tablas. Por tanto seleccionamos la opción Almacenar el valor en el campo y a continuación elegimos Cod_centro del desplegable.
Pulsamos Siguiente.
En el último paso del asistente escribimos el título del cuadro combinado, por ejemplo Centro al que asiste:
Pulsamos Finalizar.
El resultado en el siguiente:
Podemos elegir de forma cómoda y sencilla un centro en el desplegable del cuadro combinado, puesto que lo elegimos según su nombre y la población en la que está ubicado. Al seleccionarlo, se refleja introduce en el campo Cod_centro su código y en el subformulario Centro se muestran todos los datos de dicho centro.
Redactado en: Access 2003
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