Es importante tener información disponible sobre los distintos objetos de una base de datos, para disponer de explicaciones adicionales sobre las tablas, consultas, formularios, etc. Esta información adicional será la documentación de la base de datos.
Las tablas se pueden documentar desde la vista diseño, añadiendo descripciones en cada campo que lo requiera.
Para especificar la descripción de la tabla en general, hacemos clic con el botón derecho sobre cualquier zona de la vista diseño, accedemos a la opción Propiedades del menú contextual. Dentro de las propiedades de la tabla está la Descripción de la misma.
Debemos ser concisos y claros en las descripciones, tanto de las tablas como de los campos.
Podremos ver la descripción del objeto, en este caso, una tabla, en la ventana Base de Datos.
Para acceder a la descripción de una consulta, accedemos a la vista diseño de la misma y hacemos clic con el botón derecho sobre la parte superior de la ventana, donde se encuentran los objetos en los que está basada la consulta.
De esta forma accedemos a las propiedades de la consulta, siendo una de ellas la Descripción.
En Descripción escribimos lo que hace la consulta.
Para acceder a la Descripción tanto de formularios como de informes, no debemos abrirlos en vista diseño, sino hacer clic con el botón derecho sobre ellos directamente en la ventana de base de datos.
De esta forma surge un menú contextual, en el cual elegimos la opción Propiedades.
Dentro de las propiedades del formulario encontramos la descripción:
Todas estas descripciones son visibles desde la ventana de base de datos. Nos pueden ser muy útiles y proporcionar valiosa información que aclare el funcionamiento de los objetos de nuestra base de datos.
Redactado en: Access 2003
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