Como buscar datos en una tabla dinámica

Cuando necesitamos buscar algún dato dentro de una tabla dinámica, la primera función que se nos puede ocurrir utilizar es BUSCARV. El problema es que si reordenamos los campos, la función pierde la referencia y da resultados erróneos. Véase el siguiente ejemplo.

En la siguiente tabla queremos buscar cuantos Porsche ha vendido Koldo. Para ello, le indicamos a Excel mediante la función BUSCARV que en la columna Vendedor localice a Koldo y que luego en el rango correspondiente a vendedores y ventas E3:G8 devuelva el número de Porsche que ha vendido Koldo.

Cuando pulsamos Intro podemos observar como la función BUSCARV nos devuelve el 12, que es el resultado obtenido por Koldo si nos fijamos en la tabla dinámica.

Nota1: Si en vez de escribir Koldo, escribimos Esther, el resultado que nos devuelve es 32

Nota2: En el primer argumento de la función BUSCARV denominado Valor_buscado podemos poner en vez del nombre del vendedor, la celda en la que se ubica dicho nombre, pero a efectos didácticos hemos utilizado el nombre para que podamos ver por qué no es aconsejable utilizar la función BUSCARV.

El problema surge cuando cambiamos el orden de los vendedores. Si, por ejemplo, movemos a Koldo al principio de la lista haciendo clic con botón derecho sobre el mismo y seleccionamos Ordenar – Mover al principio

Como podemos observar, al modificar el orden manualmente, Excel muestra un resultado que no se corresponde, ya que Koldo ha vendido 12 Porsche y no 78. El error que comete Excel es que identifica la posición que tenía Koldo con el resultado y cualquier valor que se traslade a dicha posición será el que muestre.

Solución

Cuando queramos buscar un valor en una tabla dinámica, es mejor utilizar la función IMPORTARDATOSDINÁMICOS. Esta función extrae los datos almacenados en una tabla dinámica.

Una manera sencilla de aplicar la función IMPORTARDATOSDINÁMICOS es escribir = en la celda en la que queremos obtener el resultado y a continuación hacer clic en la celda que contiene el resultado.

En nuestro ejemplo, como hemos movido a Koldo a la primera posición de la tabla dinámica, hemos de escribir = y seleccionar la celda F3 que es la que contiene el resultado de 12 Porsche vendidos por Koldo. Se mostrará la función en cuestión con sus argumentos.

• El primer argumento muestra el campo cuyos datos quiere localizar, en nuestro caso es Porsche.
• El segundo argumento establece la tabla dinámica de la que queremos extraer los datos. Podemos utilizar una celda, rango de celdas o celdas con nombre. Basta con establecer la celda superior izquierda de la tabla dinámica para delimitarla.
• El tercer argumento ha de extraer el campo en cuestión que actúa como criterio
• El cuarto argumento ha de extraer el registro del campo anterior que actúa como criterio.

Nota: Estos dos últimos argumentos funcionan por pares. Podemos escribir hasta 14 pares. En este ejemplo no disponemos de más campos que podamos utilizar como parejas. Pero para que lo entendamos todos, por ejemplo, si tuviésemos un campo denominado Provincia, podríamos añadir a la función después de “Koldo”;“Provincia”;“Valencia”. Esto nos mostraría las ventas de Porsche que ha obtenido Koldo en Valencia.

La ventaja que tiene esta fórmula es que si cambiamos el orden del elemento buscado. Por ejemplo, si establecemos que Koldo ha de ir al final de la columna, seguiremos obteniendo el dato correspondiente independientemente del orden que le asignemos.

En las versiones Excel XP en adelante, al escribir = y hacer clic sobre la celda en cuestión, aparece automáticamente la función en cuestión. También podemos escribir = y la celda. Por ejemplo, =$F$3.

Lo que nos puede ocurrir es que al escribir = y hacer clic no aparezca la función. En ese caso deberemos activarla desde la barra de herramientas Tabla dinámica tal y como explicaremos en una nota futura.

En la barra de herramientas Tabla dinámica, hacemos clic en el desplegable Tabla dinámica – Asistente para tablas dinámicas

Redactado en: Excel 2003