Como actualizar datos adicionales en una tabla dinámica

En la anterior nota hemos hablado sobre cómo actualizar datos de origen en una tabla dinámica. Si borrábamos datos de una celda o de una fila, en la tabla dinámica de muestra, ésta aparece reflejada.

En la imagen superior podemos ver como si borramos datos en la tabla de origen y los actualizamos, éstos aparecen reflejados en la tabla dinámica.

El problema surge cuando añadimos nuevos registros a nuestra tabla, pues al intentar actualizar los datos, Excel no lo hace.

Solución 1

Crear de nuevo el asistente como explicamos en una nota anterior. Esta solución es viable pero existe una mejor que no nos obliga a crear la tabla de nuevo.

Solución 2

Eliminamos los datos que acabamos de introducir en la lista original.

Convertimos la tabla que contiene el origen de datos en una lista. Para ello:

• Seleccionamos la tabla de datos original
• La convertimos en una lista pulsando ctrl.+Q o bien desde menú Datos – Lista – Crear lista

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear lista. En este caso la lista contiene encabezados, por lo que marcaremos dicha opción.

• Pulsamos Aceptar

Podremos observar como aparece un reborde azul alrededor de los datos originales

Si hacemos clic en el último registro, en nuestro caso la celda A7, aparecerá un asterisco indicando que se trata de una lista.

Insertamos los datos de nuevo bajo el último registro en la fila en la que aparece el asterisco

• Hacemos clic en una celda de la tabla dinámica

Se mostrará la barra de tabla dinámica

• Hacemos clic sobre el icono actualizar datos

Excel actualizará los datos en la tabla dinámica tal y como queremos

En este punto hemos de tener en cuenta dos cosas

Nota1:

Si hemos añadido a la tabla original datos antes de convertir el rango en lista, la tabla dinámica no los actualizará. Por eso, es aconsejable antes de crear la tabla dinámica convertir el rango en lista para que el asistente lo trate como rango dinámico.

Nota2:

Si introducimos registros iguales, Excel entenderá que se trata del mismo registro y sumará los valores consolidándolos en la tabla dinámica.

Por ejemplo, si en la tabla dinámica añadimos otro registro denominado Lucía con sus correspondientes valores.

Al actualizar los datos en la tabla dinámica, cosa que podemos hacer también haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la tabla dinámica y seleccionando en el menú contextual Actualizar datos.

Observamos que la tabla dinámica no crea un nuevo registro, sino que lo consolida. En nuestro ejemplo, observamos como los valores de registro han sumado ambos valores y así Lucía ha pasado de vender 7 Porsche a 17 y de 5 Chrysler a 15.

Redactado en: Excel 2003