Consultas de agrupar por totales en Access

Necesito hacer una consulta de agrupar por totales en Access, en la que se refleje un total realizado durante un determinado mes de un determinado año, pero me aparecen registros repetidos.¿Cómo lo puedo hacer?

Para explicar como hacer esta consulta vamos a utilizar un ejemplo: tenemos una base de datos que refleja los pedidos de una empresa y queremos obtener la suma de las unidades pedidas por cada cliente en Enero del año 2007.

Para ello creamos el siguiente diseño de la consulta, basada en las tablas clientes y pedidos:



Hemos bajado los campos Nombre y Apellido1 de la tabla Clientes, Unidades de la tabla Pedidos. A continuación hemos creado un primer campo calculado utilizando la función Año, que extrae el año del campo Fecha_Pedido y un segundo campo calculado aplicando la función Mes, que extrae el mes del campo Fecha_Pedido.

Hemos indicado en el criterio del campo calculado del año 2007 para que seleccionar los pedidos de dicho año. En la misma línea de criterios del campo calculado del mes hemos indicado 1, lo que nos permite seleccionar los pedidos del mes de enero.

A continuación hemos agrupado el campo Unidades aplicando la función Suma.


De esta manera los registros de cada cliente no se repiten, ya que se agrupa la suma de unidades vendidas a cada uno de ellos en el año 2007 y en el mes de enero.


Si no utilizamos las funciones Año y Mes, que nos permiten extraer estas partes de las fechas, no podríamos agrupar los registros a no ser que coincidieran exactamente en sus fechas, es decir en el día, el mes y el año.

Las consultas de agrupar por totales pueden agrupar los datos mientras estos coincidan, si encuentra datos diferentes en el mismo campo, en este caso la fecha, no los podrá agrupar.


Si creamos el siguiente diseño de la consulta, en el que seleccionamos las fechas de pedido comprendidas entre el 1 de enero del 2007 y el 31 de enero del 2007, solo podremos agrupar los registros si las fechas coinciden totalmente.

Resultado en la vista hoja de datos:

El cliente Andrés Martínez está repetido porque tiene fechas de pedido diferentes.

Sin embargo la vista de datos del diseño de la consulta en la que hemos utilizado la función año y fecha es la siguiente:

Los registros de los clientes que han realizado pedidos durante el mes de enero del año 2007 no se repiten y el campo SumaDeUnidades refleja el total de unidades pedidas durante este periodo por cada uno de ellos.

Redactado en: Access 2003